Uw privacy is voor UvA minds B.V. (hierna: “UvA minds”) van groot belang. Wij houden ons dan ook aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en gaan zorgvuldig om met uw gegevens. Dit betekent dat wij:
- onze doeleinden duidelijk vastleggen voordat wij uw persoonlijke gegevens verwerken, via deze privacyverklaring;
- zo min mogelijk persoonlijke gegevens opslaan en enkel de gegevens die nodig zijn voor onze doeleinden;
- expliciet toestemming vragen voor de verwerking van uw persoonlijke gegevens, mocht toestemming verplicht zijn;
- benodigde beveiligingsmaatregelen treffen om uw persoonlijke gegevens te beschermen. Wij leggen deze verplichtingen ook op aan partijen die persoonsgegevens voor ons verwerken;
- uw rechten respecteren, zoals het recht op inzage, correctie of verwijdering van uw bij ons verwerkte persoonsgegevens.
In deze privacyverklaring leggen we uit wat we bij UvA minds doen met de informatie die we over u te weten komen. Als u vragen hebt of wilt weten wat we precies van u bijhouden, neem dan contact op met UvA minds via de gegevens onderaan deze verklaring.
Onderzoek en behandeling
UvA minds verwerkt persoonsgegevens van cliënten, waaronder gegevens over de gezondheid. Het gaat hierbij om (medische) gegevens die nodig zijn voor de uitvoering van (diagnostisch) onderzoek en behandeling (uitvoering behandelingsovereenkomst). Deze gegevens worden bewaard in een beveiligd digitaal dossier. Alleen medewerkers die betrokken zijn bij de uitvoering van een (diagnostisch) onderzoek of de behandeling of de administratie hiervan, hebben direct toegang tot uw cliëntgegevens. Het dossier wordt 20 jaar bewaard. Als de hulpverlening is afgesloten en u wilt niet dat uw dossier 20 jaar bewaard wordt, dan kunt u UvA minds vragen om uw dossier te vernietigen. UvA minds mag dit wel weigeren.
Wie mag uw dossier inzien?
Wie het dossier mag inzien hangt af van de leeftijd. Van 0 – 12 jaar beslissen de gezaghebbende ouders of voogd daarover. Van 12 – 16 jaar beslissen jongeren en gezaghebbende ouders of de voogd samen. Vanaf 16 jaar mag een jongere zelf beslissen wie het dossier mag inzien. UvA minds deelt informatie uit het dossier nooit zonder toestemming of zonder u daarover te informeren (tenzij UvA minds u volgens de wet niet mag informeren over het delen van informatie). Alleen hulpverleners binnen UvA minds die direct en/of indirect bij uw (of die van uw kind) hulp betrokken zijn, hebben recht om uw dossier in te zien. Als er iets over u (of uw kind) in staat wat niet belangrijk is of echt niet klopt, dan kunt u vragen of UvA minds dat wil weghalen of aanpassen. U mag altijd vragen om uw mening over situaties in het dossier te zetten, zodat altijd duidelijk is wat u er zelf van vindt.
Worden uw gegevens nog ergens anders voor gebruikt?
Een aantal gegevens uit het dossier wordt gebruikt in de verantwoording naar de financiers van UvA minds, voor controle door de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ) en voor (wetenschappelijk) onderzoek om behandelingen en diagnostiek te verbeteren. De gegevens die voor (wetenschappelijk) onderzoek worden gebruikt zijn anoniem. Als UvA minds uw gegevens voor iets anders wil gebruiken, wordt eerst om uw toestemming gevraagd. Slechts in dringende gevallen wijkt UvA minds van deze afspraak af.
Trainingen en opleidingen
Wij geven trainingen. Als u zich aanmeldt voor een training gebruiken wij uw naam, adres, woonplaats, e-mailadres en telefoonnummer. Deze hebben wij nodig om de training te kunnen geven (uitvoering van een overeenkomst). Indien u deelneemt aan een training ontvangt u een gebruikersnaam en wachtwoord waarmee u extra trainingsmateriaal kunt downloaden.
Contact
U kunt ons mailen en/of bellen om vragen te stellen en aanvragen te doen. Als u dat doet gebruiken wij uw naam, adres, woonplaats, e-mailadres, telefoonnummer en inhoud van het bericht. Deze hebben wij nodig om uw contactverzoek in behandeling te nemen en af te handelen (uitvoering van een overeenkomst). Wij bewaren deze informatie tot het contactverzoek is afgehandeld.
Solliciteren
U kunt bij ons solliciteren. Als u bij ons solliciteert verzamelen wij uw CV en sollicitatiebrief. Deze sollicitatiegegevens verwerken wij ter voorbereiding op het eventueel sluiten van een arbeidsovereenkomst en – als u bij ons komt werken – om uw arbeidsovereenkomst te kunnen uitvoeren. Een social media- en Google-onderzoek kan onderdeel zijn van de sollicitatieprocedure. Dit is noodzakelijk om te kunnen waarborgen dat bij het aannemen van nieuw personeel ons imago in stand blijft, wij doen dit dan ook op basis van ons gerechtvaardigde belang. Wij zoeken hiervoor op uw naam op Google, en uw eventuele profiel op diverse social media (LinkedI en Google Scholar). Dit uiteraard voor zover deze profielen openbaar zijn. Wij zullen u niet vragen om ons toegang te verlenen tot een afgeschermde social media-pagina of een connectie met ons te maken. De resultaten van het onderzoek worden met u besproken. Mocht u hier bezwaar tegen hebben, dan kunt u dit per e-mail aangeven op het moment dat u solliciteert.
De persoonsgegevens bewaren wij tot maximaal zes (6) weken nadat de functie is vervuld. Wij bewaren deze persoonsgegevens, zodat wij nog contact met u kunnen opnemen in het geval de functie binnen de proeftijd opnieuw vrijkomt.
Indien u bij ons komt werken, bewaren wij uw sollicitatiegegevens in uw personeelsdossier. Na twee jaar dienstverband zullen wij de sollicitatiegegevens uit het personeelsdossier verwijderen. Meer informatie hierover is te vinden in ons personeelshandboek.
Verstrekking van persoonsgegevens aan andere partijen
Het kan voorkomen dat wij uw persoonsgegevens aan andere bedrijven of instellingen verstrekken, omdat:
- Wij hen hebben ingeschakeld om bepaalde gegevens te verwerken;
- Dat nodig is om de (behandelings-)overeenkomst met u uit te voeren;
- U hier toestemming voor geeft;
- Wij hier een gerechtvaardigd belang bij hebben;
- Wij dat wettelijk verplicht zijn (bijvoorbeeld als de politie dat eist bij een vermoeden van een misdrijf).
De volgende (soorten) derden verwerken uw persoonsgegevens:
- Onze IT-dienstverleners;
- Multisignaal;
- Gemeenten;
- Zorgverzekeraars;
- Accountants van de gemeente;
- Andere betrokken hulpverleners (zoals huisartsen en scholen);
- Onderzoeksinstituut Child Development and Education (CDE);
- HKZ kwaliteitsbureau;
- Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ); en
- Onze Holding (UvA Ventures).
UvA minds werkt samen met andere organisaties en wil dubbel werk voorkomen. Daarom zet UvA minds, indien wij daar redenen voor hebben, uw naam (en die van uw kind), adres, woonplaats en Burgerservicenummer (BSN) in Multisignaal. Dit is een digitaal systeem van gemeenten. UvA minds is dit wettelijk verplicht. Zo kan UvA minds snel en makkelijk contact leggen met organisaties die u en uw kind ook helpen. Als u dit niet goed vindt, dan kunt u bezwaar maken bij uw gemeente. Als UvA minds vermoedt dat er sprake is van kindermishandeling zijn wij wettelijk verplicht dat te melden.
Om de zorg die wij leveren betaald te krijgen, moeten wij gegevens uitwisselen met uw gemeente of zorgverzekeraar. Voor de financiering van de zorg worden alleen gegevens gedeeld voor zover dit in overeenstemming is met de geldende wet- en regelgeving. Heeft u er bezwaar tegen dat gegevens die te herleiden zijn tot een gestelde diagnosegroep of profiel worden gedeeld in het kader van financiering, dan kunt u dit bij uw behandelaar aangeven. Voor de uitwisseling van andere gegevens of met andere partijen, zoals andere betrokken hulpverleners, huisarts en school, vraagt UvA minds vooraf om uw toestemming. Alleen wanneer de wet ons daartoe verplicht of in uitzonderingssituaties kunnen zonder toestemming gegevens met andere partijen gedeeld worden. Bij een uitzonderingssituatie kunt u bijvoorbeeld denken aan een situatie waarbij sprake is van (acute) onveiligheid en het vragen van toestemming redelijkerwijs niet mogelijk is of niet kan worden afgewacht.
Beveiliging
Beveiliging van persoonsgegevens is voor ons van groot belang. Wij zorgen dat uw gegevens bij ons goed beveiligd zijn. We passen de beveiliging steeds aan en letten goed op wat er mis kan gaan. Om uw privacy en de vertrouwelijkheid van uw gegevens te beschermen, treft UvA Ventures Holding passende technische en organisatorische maatregelen. Hierbij kunt u denken aan beveiligingsmaatregelen om misbruik van en ongeautoriseerde toegang tot persoonsgegevens te voorkomen, zoals het toepassen van toegangsbeheer, firewalls en beveiligde servers, en encryptie van bepaalde typen gegevens, zoals financiële informatie en andere gevoelige gegevens. Naast het beveiligen van de systemen, willen we ook dat binnen UvA minds niet iedereen toegang heeft tot al uw gegevens. Onze systemen zijn zó ingericht dat medewerkers alleen díe informatie kunnen zien waarvoor ze zijn geautoriseerd. Daarnaast bewaren we de gegevens niet langer dan noodzakelijk en hanteren, indien hier sprake van is, de bewaartermijnen die in wet- en regelgeving zijn opgenomen.
De servers van UvA minds zijn in beheer van UvA Ventures Holding. Als er sprake is van een datalek wordt er via UvA Ventures Holding een melding bij onze Functionaris Gegevensbescherming gedaan die vervolgens zo snel mogelijk de melding doet bij de Autoriteit Persoonsgegevens als dit nodig is. Vervolgens worden de verdere benodigde stappen gezet zoals die, volgens de wettelijke normen, in een protocol zijn vastgelegd.
Uw rechten
Als u vragen hebt of wilt weten welke persoonsgegevens wij van u hebben, kunt u altijd contact met ons opnemen. Zie de contactgegevens hieronder.
U hebt de volgende rechten:
- recht op inzage: u hebt het recht de persoonsgegevens die wij van u verwerken, in te zien;
- recht op rectificatie: u hebt het recht de persoonsgegevens die wij van u verwerken, te corrigeren of aan te vullen indien deze onjuist of onvolledig zijn;
- recht om uw toestemming in te trekken: u kunt uw toestemming altijd eenvoudig intrekken;
- recht van bezwaar: u kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens;
- recht op verwijdering: u kunt ons verzoeken uw persoonsgegevens te verwijderen;
- recht op overdraagbaarheid van gegevens: indien het technisch mogelijk is, hebt u het recht om de persoonsgegevens die wij van u verwerken te laten overdragen naar een derde partij;
- recht op beperking van de verwerking: in sommige gevallen kunt u verzoeken om het verwerken van uw persoonsgegevens (al dan niet tijdelijk) te beperken wat betekent dat wij minder gegevens van u verwerken.
Bij uw verzoek kunnen wij u vragen om u te identificeren. Wij vragen hiervoor gegevens op om er zeker van te zijn dat u de juiste persoon bent aan wie de persoonsgegevens toebehoren.
Wij zullen in principe binnen 30 dagen aan uw verzoek voldoen. Deze termijn kan echter worden verlengd om redenen die verband houden met de specifieke rechten van betrokkenen of de complexiteit van het verzoek. Als wij deze termijn verlengen, zullen wij u daarvan tijdig op de hoogte stellen.
Klachten
In onze klachtenregeling kunt u lezen wat u kunt doen als u niet tevreden bent of een klacht heeft over hoe er door UvA minds met uw persoonsgegevens wordt omgegaan. De regeling is te raadplegen via onze website. Als u vindt dat wij u niet op de juiste manier helpen, dan heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de privacytoezichthouder. Voor Nederland heet deze de Autoriteit Persoonsgegevens.
Contactgegevens
Heeft u vragen over hoe UvA minds omgaat met uw persoonsgegevens of wilt u gebruikmaken van één van uw rechten? Neem dan contact op met uw behandelaar, de Functionaris Gegevensbescherming (Dhr. S. Cozijnsen; sijmen@anandan.nl) of via de algemene contactgegevens van UvA minds. De Functionaris Gegevensbescherming beoordeelt de verzoeken.
UvA minds B.V.
Banstraat 29, 1071 JW Amsterdam
KvK-nummer: 09091449
Tel: 020-280 2900
Fax: 020-308 1677
Functionaris Gegevensbescherming
Dhr. S. Cozijnsen
sijmen@anandan.nl
Deze privacyverklaring is tot stand gekomen in samenwerking met ICTRecht